Dans les prochaines semaines, à la mi-mai, nous aurons le plaisir de coordonner une très belle convention. C’est un format que nous apprécions particulièrement, et dans lequel notre expertise est régulièrement reconnue.
Une fois les grandes lignes du projet définies — destination sélectionnée, hébergements validés, programme calé, messages construits, identité de marque événementielle posée — commence une phase intense et essentielle : celle de la préparation opérationnelle. C’est là que tout se joue.
Gestion des bases de données, production des signalétiques, coordination technique, supervision des prestataires, finalisation des médias… Tout s’accélère dans la dernière ligne droite, à mesure que l’échéance approche.
Ces temps de préparation sont déterminants. Non seulement pour garantir une exécution sans faille, mais surtout pour assurer l’impact de l’événement sur son audience. Car nous le savons bien : tout ne se passera pas exactement comme prévu. Et c’est justement pour cela que plus la base est solide, plus l’agilité devient possible.
Voici quelques fondamentaux qui font toute la différence. Rien de révolutionnaire, mais leur application fait votre efficacité :
- Suivi quotidien et rigoureux des bases de données
- Répétitions en amont des plénières, dans une salle de réunion dédiée
- Mise à disposition des supports de présentation au minimum J-7
- Tests médias avec les équipes techniques sur dispositif prévu
- Plans de signalétique clairs et validés
- Conducteurs minutés
- Fiches missions pour chaque intervenant
- Repérages et tests de parcours, sans exception
- Check-lists à jour pour tous les indispensables
De la conception à la préparation, de l’exécution à l’exploitation, nos équipes s’impliquent aux côtés de celles de nos clients. Rien ne se fait seul. La confiance, le plaisir, la disponibilité et l’engagement mutuels avec nos clients sont clés.
